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最終更新日 2006年3月16日

PICCOLO2 (ピッコロ) とは

PICCOLO2とはビル・マンション管理などで威力を発揮するタスク・請求管理システムです。

すべての管理業務にとって、もっとも恐ろしいのは「作業のし忘れ」と「請求漏れ」であり、これらを防ぐための機能が特に充実しています。外作業が多い業種を前提としているため、バージョン2からPDAやPHSでの使い勝手も向上させました。

さらに、社外用インターフェースとして、顧客用・下請用の両方を用意し、顧客満足度の向上・連絡不備によるミスの軽減といった効果も望めます。

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ビル・マンション管理ソフトとしての優位点

PICCOLO2は、多種多様な用途で活用できますが、本節では、ビル・マンション管理会社の基幹システムとしての活用した場合の優位点を挙げます

作業予定や請求処理の自動化

管理会社の顧客情報や契約情報をあらかじめ入力しておくだけで、月次作業予定と月次請求一覧が得られます。この指示に従って、その月の作業予定計画を作成し、請求を行うだけですので、業務の効率化につながります。

作業予定一覧画面から、その作業のスケジュールを直接組むことができますので、その一覧画面で、すべてのスケジュールを組めば、「作業漏れ」を防ぐことができます。

また、請求一覧からは、どの作業をいつ行ったかという、作業の履歴が判るようになっていますので、作業もしないのに、請求を行ってしまった、というミスを防ぐことが出来ます。

こういった、作業の履歴は、各作業員が業務日報を記入するだけで、自動的に蓄積されていきます。

PICCOLO2のデータ構造

さらに、請求一覧画面には、請求を行ったかどうかのチェック機能もあるため、「請求漏れ」も防げます。

下請業者の管理機能も含んだ業務日報

PICCOLO2 には、強力な業務日報機能があります。もちろん、単純な作業記録帳としても使えますが、契約データとリンクすることで作業履歴という形で蓄積していくことが出来ます。この作業履歴は、請求書の段階で確認することにも使えますし、後述する業務公開機能としても活用できます。

さらに、契約した作業を下請けに出した時など、作業員が社外の場合でも、この業務日報を利用できます。下請け業者に専用パスワードを知らせ、インターネット経由で入力してもらえば良いのです。

下請け業者が入れる画面では、業務日報の閲覧などは出来ず、あくまで入力しかできませんので、余計な情報を知らせることなく、必要な作業報告だけを受け取ることが可能です。

下請け業者側としても、インターネット接続環境さえあれば、いちいち別途に作業報告書を作成する必要がないため、下請け・元請け両者に省力化のメリットがあります。

このように、下請け業者や社員によって入力された業務日報は、PICCOLO2内ではシームレスに表示され、いつどこで誰がなにをやったのかが一目瞭然です。検索機能も充実しています。

PICCOLO2の業務日報

インターネット時代のデータベース活用

社内用のデータベースを、社外から操作したいということは多々あります。どうしても急いで入力しなければならないデータを自宅から入れたり、現場で作業前に契約内容を確認したりできたら、とても便利です。

このような状況では、最初からインターネット対応を前提としている PICCOLO2 の独擅場です。インターネットにさえ接続できれば、入力・閲覧・編集といったあらゆる操作が可能です。

インターネットから接続できる以上、もちろんセキュリティは重要です。当 PICCOLO2 では、各社員毎にパスワードを用意しますので、部外者が入れないことはもちろん、おかしな操作があった場合にも、誰のIDでどのデータをいじったのか、という記録を取ることも出来ます。

PICCOLO2を外部から操作するイメージ

顧客との有効な連絡手段として

ビル・マンション管理会社の場合、お客様はビルやマンションの管理組合であることが多く、お互いに連絡がうまくとれないことがトラブルにつながることも少なくありません。また、「管理」と一言でいっても、いろいろな管理があり、それらを確実に履行していることが顧客に伝わらなければ、管理会社の存在意義を疑われかねません。

この PICCOLO2 には、システム上の最大の売りとして、「作業履歴の公開」という機能があります。契約データや業務日報から自動的に作られる作業履歴を、顧客が好きな時間に好きな手段で、インターネット経由で閲覧することが可能です。このことで、顧客は管理会社がきちんと作業していることを確認することが出来、管理会社・顧客の両者にとって満足の行くビル・マンション管理が出来ます。

さらに、ビルやマンションといった現場ごとに、専用の掲示板を設けていますので、これらを有効に使えば、新たな連絡手段の一つとして活用できます。掲示板は電子メールと違い、現場毎に公開されていますので、そのやりとりを蓄積することで、同じ現場の他の顧客にも安心感を与えることが出来ます。

バージョン2からは、どの要素にも掲示板を設けることができるようになりましたので、現場毎の掲示板ではなく、契約毎や顧客毎の掲示板も設置可能です。さらには、スケジュール毎にも掲示板を設けるが可能ですので、作業員間の簡単な打ち合わせとしても活用可能です。

もちろん、よりプライベートな要望などは電子メールを使う方が良いでしょう。この場合でも、PICCOLO2には個々の社員用にメーラー機能がついており、メールのチェックし忘れがありません。

この際に、必要であれば、当社でメールボックスを社員分用意します。もちろん管理会社様独自のドメインも利用可能です。

顧客とのデータのやりとりイメージ

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その他 PICCOLO2 の特長

誰にでも判りやすい操作性

入力・編集・閲覧といった基本操作はすべてインターネットブラウザを利用しますので、パソコン初心者の方でも簡単に操作を覚えられます。

クライアント側で使用するブラウザもInternetExplorerやNetscapeNavigatorでも、お好きなものをお選びいただけます。さらに、クライアントのOSも Windows、Mac、携帯情報端末など種類を選びません。バージョン2では特に、携帯端末の操作性を向上させましたので、狭い画面・少ない帯域でも十分快適に利用可能です。

どんな現場からでもフルアクセスできる。それがPICCOLO2最大の売りです。

低コスト

オープンソースアプリケーションをベースとして利用しているため、高価な Windows Server, SQL Server といったソフトのライセンス料金が不要です。ぜひ、トータルの価格でご比較下さい。

また、システム全体が軽いため、サーバー導入の際にかかるハードウエア代金も安く上がります。さらに、ご希望に応じて、サーバー機のレンタルも致します。この場合、すべてをインターネット経由で操作するため、常時接続環境さえ整えば、サーバー機の置き場所さえ必要なくなります。

また、PICCOLO2はクライアント-サーバー型のデータベースですが、クライアント数が増えても追加料金はいただきません。お支払いいただくのは、システム導入時の代金と、契約に応じたメンテナンス料金だけです。

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